Il giorno della finale, di solito, va tutto bene. Le startup presentano, la giuria vota, si fa la foto con chi ha vinto. Il problema arriva sei mesi dopo, quando qualcuno chiede a che punto è il progetto e si scopre che non è mai partito. Quasi mai è colpa della finale: le decisioni che contavano andavano prese molto prima, quando la call non era ancora uscita.

Che differenza c'è fra call for ideas, challenge e call for startup?

Sono tre strumenti di open innovation, cioè del modo di innovare che porta in azienda idee e soluzioni nate fuori. Si somigliano, ma cambiano su due punti: quanto è preciso il problema e a chi ti rivolgi.

La call for ideas lavora su un tema largo, tipo «come rendiamo più sostenibili i nostri uffici?», ed è aperta a molti, dipendenti compresi. Arrivano tante proposte, quasi tutte ancora da sviluppare. La challenge parte invece da un problema preciso, con limiti chiari e un obiettivo che si può misurare: le proposte sono meno, ma più vicine a qualcosa da provare. La call for startup, infine, è una challenge rivolta alle startup. Arrivano con una soluzione già pronta, e chi vince di solito ottiene un premio o la possibilità di testarla in azienda con un progetto pilota.

Per comodità, da qui in avanti le chiamiamo tutte «call»: le regole per farle bene sono le stesse. Se le call le gestisci per conto di altri, come fanno incubatori, acceleratori e hub di innovazione, guarda anche la guida alla gestione di bandi e call.

Perché tante call si fermano alla premiazione?

Aprirsi all'esterno, ormai, lo fanno quasi tutti. Secondo l'Osservatorio Startup Thinking del Politecnico di Milano (dati 2025), in Italia l'86% delle grandi imprese fa open innovation e il 63% lavora con startup. Solo il 17%, però, ne misura gli impatti.

Nelle call che seguiamo con i nostri clienti, quando qualcosa si inceppa il motivo è quasi sempre uno di questi. Il tema è così largo che le proposte non si possono confrontare fra loro. Nessuno in azienda aveva chiesto quella soluzione, e quindi nessuno se ne fa carico. I criteri vengono decisi dopo aver letto le candidature, e la scelta finisce per dipendere dai gusti. Oppure le candidature arrivano per email, i voti vivono in un foglio condiviso, e ricostruire chi ha votato cosa diventa un lavoro a parte.

Il giorno della premiazione nessuno di questi problemi si può più sistemare.

Cosa decidere prima di scrivere la call?

Il punto di partenza è un problema che una parte dell'azienda vuole davvero risolvere, e una persona che se ne prende la responsabilità. Senza queste due cose la call può anche andare benissimo e non portare a niente.

Prima di scrivere la call conviene mettere nero su bianco quattro punti. Il problema, con il reparto e il passaggio del lavoro in cui si presenta. I limiti: budget, tempi, dati che si possono usare, regole da rispettare (l'AI Act, per esempio, se le soluzioni usano intelligenza artificiale). Il nome di chi seguirà la prova, se la call trova la soluzione giusta. E cosa ottiene chi vince, perché una prova in azienda con una data e un budget vale molto più di una targa.

Meglio aprire a tanti o invitare pochi?

Dipende da quanto è incerto il problema. Lo mostra uno studio pubblicato su Management Science nel 2011 da Boudreau, Lacetera e Lakhani, che ha analizzato 9.661 coding challenge: gare online in cui molti programmatori propongono la loro soluzione allo stesso problema di software, e vince la migliore. Con più partecipanti ognuno si impegna un po' meno, perché le probabilità di vincere calano. Ma cresce la probabilità che almeno uno trovi una soluzione eccezionale, e quale dei due effetti prevalga dipende dal tipo di problema.

Tradotto: se non sai ancora che forma avrà la soluzione, apri a tanti, perché ti serve proprio la proposta che non avresti immaginato. Se invece la soluzione la intuisci già, ha più senso invitare poche realtà, scelte con una ricerca mirata, e chiedere loro di più. Chi vuole ripensare i propri uffici non sa bene cosa sta cercando e fa bene ad aprire a tutti. Chi deve provare un sensore nuovo su una linea di produzione sa cosa gli serve, e lavora meglio con cinque startup selezionate.

Quando si scrivono i criteri di valutazione?

I criteri vanno scritti, e pubblicati, prima che arrivi la prima candidatura. Chi partecipa sa su cosa verrà giudicato, e chi valuta non può aggiustarli dopo aver visto le proposte.

Ne bastano pochi, ciascuno con il suo peso: quanto la proposta risponde al problema, se si può provare nei tempi previsti, quanto è solida la realtà che la propone, quanto costa portarla in azienda. Per ognuno conviene anche scrivere cosa significa un 8 e cosa significa un 4, su una scala da 1 a 10. Può sembrare un eccesso di zelo, almeno finché non si vedono due valutatori dare lo stesso voto per ragioni opposte.

Come scegliere senza che la decisione venga contestata?

Servono almeno due valutatori per candidatura, meglio se di reparti diversi. Lavorano sulla stessa griglia, ognuno vota per conto suo e lascia una nota scritta con il motivo. Il confronto viene dopo, e solo dove serve: se i voti sono vicini la decisione è presa, si discute quando sono lontani.

Il motivo è semplice. Se a valutare è una persona sola, la scelta riflette i suoi gusti e nessuno li bilancia. Se si decide tutti insieme in riunione, il primo che parla (o il più alto in grado) tende a portarsi dietro gli altri.

Il vantaggio si vede mesi dopo, quando qualcuno chiede perché avete scelto quella startup e non un'altra. Se voti e note stanno in un posto solo, la risposta è già scritta. Le startup scelte, poi, vanno seguite nel tempo: è il lavoro del dealflow delle startup.

Criteri e valutatori non bastano, se qualcuno contesta la scelta. Contano anche come hai trattato i dati di chi si è candidato, di chi è la proprietà delle idee proposte e se chi ha votato aveva un conflitto di interesse. La guida gratuita Call for startup ha la checklist per sistemare tutto prima di aprire la call.

Cosa succede dopo la scelta?

Appena si sceglie va fissato il passo successivo, con una data: un incontro tecnico o l'inizio della prova. Una call che si chiude con la premiazione è a metà strada.

C'è poi una cosa che si dimentica spesso, cioè rispondere a chi non è stato scelto, spiegando il perché. Alla startup un no motivato serve a capire cosa migliorare. All'azienda serve per la reputazione: le startup parlano fra loro, e chi si è sentito ignorato difficilmente si ricandiderà, o consiglierà la call ad altri.

Una call finisce davvero quando il vincitore comincia a lavorare in azienda.

Come si gestisce una call con blendX?

Su blendX le candidature entrano da un solo punto e restano collegate a quello che succede dopo. Chi valuta lavora sulla stessa griglia, ogni voto ha la sua nota e si vede chi ha deciso cosa. Le startup scelte passano tra quelle seguite e poi alla prova in azienda, con tutto quello che si è scritto su di loro, voti e note compresi. Nessuno deve ricopiare a mano da un foglio all'altro, che è proprio il punto in cui di solito qualcosa si perde. Come funziona nel dettaglio è spiegato nella pagina della piattaforma.

Da dove cominciare, se stai preparando una call?

Un ordine possibile, per cominciare:

  • scegli un problema preciso e trova chi, in azienda, seguirà la soluzione;
  • decidi quanto aprire: a molti se il problema è incerto, a pochi se è chiaro;
  • scrivi e pubblica i criteri, con i loro pesi;
  • prepara una griglia per almeno due valutatori;
  • stabilisci subito cosa ottiene chi vince, e quando.

Se arrivi al giorno della scelta con tutto questo già fatto, resta solo da decidere.

Per farlo passo per passo c'è la guida gratuita Call for startup: il metodo per strutturarla, tracciarla e difenderla: sei pagine, con la checklist per scrivere i criteri, far lavorare più valutatori e arrivare a una classifica che regge anche davanti al board.

Domande frequenti

Quanto dura una call for ideas?

Non c'è una durata standard: dipende da quante candidature ti aspetti e da quanto tempo serve per prepararle. Conta di più fissare fin dall'inizio le date di chiusura, valutazione ed esito, e rispettarle.

Chi può partecipare a una call for ideas?

Lo decidi tu nel regolamento: i dipendenti, le startup, le università o chiunque abbia un'idea. Più il problema è incerto, più conviene aprire a tanti.

Serve un regolamento?

Sì. Il regolamento dice chi può partecipare, con quali criteri si sceglie, cosa ottiene chi vince e come vengono trattati i dati e le idee di chi si candida. La guida gratuita Call for startup ha la checklist per scriverlo.

Che differenza c'è fra una call for ideas e un hackathon?

Un hackathon è un evento di uno o due giorni in cui squadre lavorano insieme, sul posto, a un problema. Una call for ideas raccoglie candidature nell'arco di settimane, e ognuno prepara la sua proposta per conto proprio.

Come si gestiscono le candidature senza perderle?

Con un solo punto di ingresso, dove ogni candidatura ha una data, uno stato e la storia dei passaggi. Con email e fogli condivisi qualcosa si perde sempre; su una piattaforma di open innovation candidature, voti e decisioni restano collegati.

Fonti